自訂快速存取工具列，可以把常用的 Excel 命令與 VBA 巨集放成快捷按鈕，甚至指定只在特定活頁簿顯示。贊贊小屋以銀行存款日報表為例，依序說明命令新增、巨集設定、移除方式，以及如何驗證活頁簿專屬工具列。
一、自訂快速存取工具列：開啟 Excel 設定選單
要自訂快速存取工具列，第一步是找到它的設定入口。贊贊小屋目前的 Excel 把快速存取工具列放在功能區下方，工具列最右側有一個向下的小箭頭，點選之後會展開一份選單，裡面列出「快速列印」、「預覽列印和列印」、「拼字檢查」、「復原」、「重做」、「遞增排序」、「遞減排序」、「觸控/滑鼠模式」等常用命令，可以直接勾選或取消。如果想加入的命令不在這份清單裡，就點選選單中的「其他命令(M)...」，Excel 會開啟完整的設定視窗。選單最下方還有「顯示在功能區上方(S)」、「隱藏快速存取工具列(H)」與「顯示命令標籤(L)」，分別用來調整工具列的位置、是否顯示，以及按鈕旁是否附上文字。
快速存取工具列與功能區的差別，在於功能區是依工作性質分成「常用」、「插入」、「公式」、「資料」、「檢視」等索引標籤，必須先切換到對應的標籤才能點到命令；快速存取工具列則不受目前停留在哪個標籤的影響，可以把來自不同標籤的命令集中放在一起，隨時一鍵點選。因此它比較像是依個人工作習慣配置的命令捷徑，而不是功能區的縮小版。
至於位置，放在功能區上方時畫面比較整齊，放在功能區下方則更靠近工作表，滑鼠移動的距離較短，不過會多占用一點工作表的顯示空間。兩種位置都可以隨時從上述選單切換，不影響已加入的命令。
二、選擇命令與巨集
點選「其他命令(M)...」之後，會開啟「Excel 選項」視窗，左側已經自動切換到「快速存取工具列」，上方的標題寫著「自訂快速存取工具列。」。視窗中央有一個「由此選擇命令(C)」的下拉選單，預設顯示「常用命令」；贊贊小屋展開這個選單，可以看到「常用命令」、「不在功能區的命令」、「所有命令」與「巨集」四個項目，後面還接著各個索引標籤的名稱。這次要加入的是自己寫的 VBA 程式，所以選擇「巨集」。右側則是目前已經在工具列上的命令清單，從「Visual Basic 編輯器」、「檢視巨集」、「錄製巨集...」到「清除內容」、「凍結窗格」等，都是贊贊小屋平常工作會用到的項目。
這四個分類各有用途。「常用命令」只列出最常見的一部分功能；「不在功能區的命令」收錄沒有直接出現在任何索引標籤的操作；「所有命令」範圍最廣，遇到想不起放在哪個標籤的功能，可以先切到這裡再依名稱尋找；「巨集」則專門列出目前可以指定的 VBA 程序，這也是把自己的自動化程式變成按鈕的入口。
如果要加入的只是功能區上本來就有的一般命令，其實不用進入「Excel 選項」，直接在功能區的命令按鈕上按滑鼠右鍵，選擇「新增至快速存取工具列」就能完成，速度最快。巨集或比較少見的命令，才需要透過這個視窗來設定；錄製巨集後加入按鈕的做法，也可以參考 Excel 錄製巨集按鈕。
三、所有文件與特定活頁簿的差異
選擇「巨集」之後，左側的清單會列出目前可以使用的巨集。贊贊小屋的清單裡有許多以「PERSONAL.XLSB!」開頭的項目，這些是存放在個人巨集活頁簿裡的程式；清單最下方則有一個沒有這個前綴的「製作銀行存款日報表」，它是寫在目前開啟的 VBA3.xlsm 裡的巨集。右上角的「自訂快速存取工具列(Q)」下拉選單，則可以選擇這份設定的適用範圍：預設是「所有文件 (預設)」，另一個選項是目前開啟的「VBA3.xlsm」。前者代表不論開啟哪一份活頁簿，工具列都會出現這些命令；後者則只在這份指定的活頁簿中才會出現。
PERSONAL.XLSB 稱為個人巨集活頁簿，是 Excel 專門用來保存個人常用巨集的檔案。它通常會隨著 Excel 啟動而在背景隱藏開啟，所以其中的巨集可以在任何活頁簿裡使用，很適合存放整理資料、套用格式、公式轉數值這類通用的程式。不過 PERSONAL.XLSB 並不是 Excel 裝好就一定存在，通常是第一次錄製巨集並選擇儲存在「個人巨集活頁簿」時，才會由 Excel 建立。
這裡有一個很容易混淆的觀念：巨集存放在哪裡，和工具列設定套用在哪裡，是兩件不同的事。巨集寫在 VBA3.xlsm，並不代表只能把它指定給 VBA3.xlsm 的工具列；選擇「所有文件 (預設)」，也不會自動把巨集搬進 PERSONAL.XLSB。工具列只是替巨集建立一個執行入口，並不會改變程式碼實際存放的位置。
贊贊小屋依照自己的使用經驗，還觀察到一個和這個觀念有關的現象：如果把存放在 VBA3.xlsm 的巨集加進「所有文件 (預設)」的工具列，按下按鈕時，Excel 會試著去開啟該巨集所在的檔案，再執行裡面的程式；一旦那份檔案已經不在原來的位置，執行就可能失敗。這是贊贊小屋實際操作的經驗，不同的 Excel 版本與設定，結果可能不完全相同。不過這個現象正好說明，為什麼專用的巨集更適合只設定在自己的活頁簿裡，而不是放在所有文件通用的工具列上。
四、將 VBA 巨集加入指定活頁簿
了解範圍之後，就可以實際加入按鈕了。贊贊小屋先在右側的「自訂快速存取工具列(Q)」選擇「VBA3.xlsm」，此時左側清單顯示「<分隔符號>」與「製作銀行存款日報表」。贊贊小屋選取「製作銀行存款日報表」，再按下中間的「新增(A) >>」，將它加入右側的 VBA3.xlsm 專屬工具列，這個巨集就會出現在右側的清單裡。視窗下方的設定可以順便確認：「顯示快速存取工具列(S)」維持勾選，「工具列位置(O)」是「功能區下方」，「永遠顯示命令標籤(L)」則沒有勾選。確認無誤後，按下右下角的「確定」，設定就完成了。
這樣設定的目的，是讓使用者日後能直接透過快速存取工具列執行巨集，不必每次都進入「開發人員」索引標籤或巨集清單尋找程式。接著回到 Excel 工作表，確認按鈕是否成功加入。
那麼 VBA 巨集為什麼能變成按鈕？巨集本質上是一段寫好的程式，工具列按鈕只是呼叫這段程式的入口，所以使用者不必知道程式怎麼寫，也不需要開啟 Visual Basic 編輯器，就能執行已經設計好的流程。不過並不是所有的 VBA 程序都會出現在這個清單裡，一般來說，會出現在巨集清單的是標準模組中、公開且不需要傳入參數的 Sub 程序；需要參數的程序、設定為 Private 的程序，或是寫在工作表或 ThisWorkbook 模組裡的程序，通常不會顯示在巨集清單中，也就不能用這種方式直接加入。
五、確認新增的 VBA 巨集按鈕
按下「確定」回到工作表後，贊贊小屋在 VBA3.xlsm 的快速存取工具列最右側，看到多了一個新的巨集圖示。把滑鼠移到圖示上，旁邊會浮出「製作銀行存款日報表」的提示文字，確認剛才指定的巨集已經成為工具列上的按鈕。此時工作表上開啟的是「銀行存款日報表」分頁，欄位有日期、摘要、收入、支出、餘額與備註，這正是這顆按鈕未來要處理的資料類型。
要特別區分的是，按鈕成功出現，只代表 Excel 已經建立了執行入口，並不代表巨集一定能順利跑完，實際結果要等到執行之後才知道。巨集可能需要特定的工作表名稱、固定的欄位，或參照其他活頁簿，只要工作環境和程式預期的不一致，仍然可能發生錯誤。所以新增按鈕之後，建議先用測試用的活頁簿試跑，尤其是會刪除、覆寫或大量更動資料的程式。
另一個需要提醒的是復原功能的差異。一般的 Excel 操作，例如輸入數值或刪除儲存格內容，可以用 Ctrl+Z 復原；但 VBA 巨集執行後，通常會清除 Excel 既有的復原紀錄，巨集造成的變更也往往無法用 Ctrl+Z 還原。面對銀行對帳資料這類重要的會計資料，比較安全的做法是保留原始資料，讓巨集產生新的報表，而不是直接改寫唯一的一份資料。
六、移除命令與修改設定
工具列上的按鈕不想用了，可以直接在按鈕上按滑鼠右鍵。贊贊小屋按下右鍵後出現的選單，第一項是「從快速存取工具列移除(R)」，點選就能把該按鈕拿掉；下方「快速存取工具列」區塊還有「在功能區上方顯示快速存取工具列(S)」、「隱藏快速存取工具列(H)」、「顯示命令標籤(L)」與「自訂快速存取工具列(C)...」，最下面的「功能區」區塊則有「摺疊功能區(N)」與「自訂功能區(R)...」。需要先說明的是，這裡只是查看移除的入口，贊贊小屋並沒有真的移除按鈕，後面的操作也仍然保留了這顆按鈕。
移除工具列上的按鈕，並不等於刪除 VBA 程式。就算把「製作銀行存款日報表」的按鈕移掉，儲存在 VBA3.xlsm 裡的程式碼依然存在，之後還是可以透過巨集清單執行，或是再回到設定視窗重新加入。這是因為 Excel 把「命令本身」和「執行入口」分開管理，調整工具列只是在調整介面。
如果已經累積了不少自訂按鈕，也可以在設定視窗右下方的「匯入/匯出(P)」把配置存成檔案，換電腦或重新安裝 Office 時再匯入，不用從頭一個一個設定。但匯出的是功能區與快速存取工具列的自訂配置，並不包含 VBA 程式碼本身；如果按鈕指向的是 PERSONAL.XLSB 裡的巨集，還得另外備份那份活頁簿，換了電腦才能順利執行。另外，依微軟快速存取工具列官方說明，匯入自訂檔案會取代原本的功能區與快速存取工具列自訂內容，所以匯入之前，建議先把現有設定匯出一份當作備份。
七、驗證活頁簿專屬設定
最後一個步驟，是確認前面選擇「VBA3.xlsm」作為適用範圍的設定確實發揮作用。贊贊小屋保持 VBA3.xlsm 開啟，另外新建一份 Excel 活頁簿，標題列顯示為「活頁簿1」。這份新活頁簿的快速存取工具列依然保有平常的通用命令，右側展開的清單也列出「自動儲存」、「新增」、「開啟」、「儲存檔案」、「電子郵件」、「快速列印」、「預覽列印和列印」、「拼字檢查」、「復原」等項目，但前面在 VBA3.xlsm 中加入的「製作銀行存款日報表」按鈕並沒有出現。 <!-- spacing-ok -->
這個結果說明，前面選擇「VBA3.xlsm」後新增的巨集按鈕，只屬於那一份活頁簿，不會變成所有 Excel 文件共用的命令。換句話說，贊贊小屋這次完成的，不只是替 Excel 加了一個自訂按鈕，而是做出了一份只屬於特定活頁簿的自訂工具列。
這也帶出兩種設定可以同時並存的做法：像 Visual Basic 編輯器、清除內容、複製格式這類每份檔案都會用到的功能，適合放在「所有文件 (預設)」的通用工具列；像「製作銀行存款日報表」這種只在特定工作情境才會用到的程式，則放在對應的活頁簿裡。如此一來，會計報表有會計報表的按鈕，其他檔案仍維持乾淨的通用工具列，也不會因為把所有專用功能全塞進來，導致圖示太多、不容易找到。
依照工作需求建立自己的 Excel 工具列
回頭來看，快速存取工具列不只是把常用命令擺在手邊的捷徑，只要搭配 VBA 巨集，就能把自動化的流程整合進特定的工作內容。判斷哪些命令值得放進去，原則很簡單：最常使用、操作步驟又比較繁瑣的功能，放在最容易點選的位置；很少用到的功能，留在原本的功能區就好。放進去的命令不必多，但要真的能縮短每天重複的操作。
至於哪些放在通用工具列、哪些只屬於特定活頁簿，可以依照檔案的用途來區分：通用的整理與格式功能放在「所有文件 (預設)」，只在某份報表才用得到的巨集，就設定在那份活頁簿裡。贊贊小屋的做法是讓每份檔案帶著自己需要的按鈕，開啟的時候就能直接使用，不必每次都從巨集清單裡尋找；你也可以依照自己的工作流程，替不同的 Excel 檔案配置各自的工具列。
