樞紐分析表多個工作表合併:分散資料如何彙總

Excel建立樞紐分析表是預設資料在同一張工作表,有些情況資料是分散在不同工作表,這時可應用早期版本的指令執行,這篇文章以不同月份銷售明細介紹。

實務上在做管理分析的時候,通常是一直有新的資料進來,並且是要持續累積統計的。例如上個月、這個月、再到下個月。這種情況下,每個月的資料不太可能會在同一張工作表,這對於比較直接建立樞紐分析表有點困難。這篇文章跟各位介紹利用舊版的樞紐分析表精靈,可以輕鬆的完成這項任務。

一、多個工作表資料

拿到的資料是兩張工作表,分別是4月份和5月份的銷售明細

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二、Office便捷鍵

按住組合鍵「Alt+D」,上方功能區會出現「Office便捷鍵」資訊框,此時再按P鍵。

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三、樞紐分析表精靈

出現較早的2003版本的樞紐分析表精靈,來源部份選擇「多重彙總資料範圍」,報表型式維持預設的「樞紐分析表」,按「下一步」。

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四、不同工作表分頁

第二步驟是分頁欄位,在此也不作更動,維持預設值按「下一步」。

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五、選擇工作表範圍

使用熟悉的操作方式選取範圍:「四月銷售!$A$1:$J$31」,這裡可以直覺的滑鼠在工作表上圈選,也可以將游標停留報表任何一個儲存格上,快速組合鍵「Ctrl+A」,Excel會幫忙上下左右延伸到適當的報表範圍,選好了按「新增」。

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六、新增合併工作表

同樣方式再選取五月份銷售資料,只要點選五月工作表,Excel會先幫忙預設同樣「$A$1:$J$31」,此時可以直接「新增」,或者於「範圍」欄位稍微修改後再「新增」。設置好了按「下一步」。

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七、新工作表產生樞紐

這個位驟和目前版本的樞紐分析表操作是一樣的,維持「新工作表」,按「完成」。

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八、列標籤欄標籤

自動產生好了樞紐分析表,可以看一下列標籤及欄標籤的配置。Excel預設是所有報表欄位都會放到「欄標籤」,將它下拉後,點選「銷售金額」、「購買量」、「瀏覽量」。

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九、樞紐摘要值方式

除了欄位太多,自動生成的樞紐分析表還有可能是次數統計,而非一般所希望的值統計。把遊標移到樞紐分析表上有數字的任何一個儲存格,滑鼠右鍵,快捷選擇「摘要值方式」,把「項目個數」改成「加總」。

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十、總計值版面配置

不管是新版或者舊版的樞紐分析表,只要將遊標停留在分析表,上方功能區會出現相關的指令標籤,在「設計\版面配置\總計」下拉,選擇「僅開啟欄」。

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十一、合併樞紐分析表

最後再調整欄位順序,修飾報表格式,完成了一版樞紐分析表。

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多個工作表樞紐分析的限制

舊版樞紐分析表精靈雖然很方便彙總不同工作表範圍的資料,也具備基本的樞紐分析表功能,然而畢竟是比較早的版本,如果熟悉了目前版本的樞紐分析表操作,使用舊版會發現在一些地方不是那麼順心如意。其中有些是可以技術性的克服,但有些是先天限制沒辦法。

本節作為建立樞紐分析表這一章的最後一節,只是跟各位介紹有這個方法,在特定場合確實可以發揮用途,於此不再深入探討。

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