Excel樞紐分析表應用：傳票總分類帳建立費用報表

Excel原始資料可能有所不足，本文以傳票格式產生的系統總分類帳或明細分類帳為例，介紹MONTH或MID函數得到月份，再計算金額，建立費用管控的樞紐分析表。

會計人每個結完帳，除了必定會有的資產負債表和損益表，通常還會做個部門費用彙總表。有了這張表，可以進一步瞭解詳細費用差異，內部管控各部門支出，並且可以參考編列預算，分析實際與預算的達成狀況。在此想分享如何以樞紐分析表，將一般格式的明細分類帳，彙總成部門費用報表：

一、總分類帳Excel

很常見的明細分類帳，ERP總帳系統都會有這麼一隻報表，就算沒有ERP，手工做也會把它做出來，因為會計法規上一定要有的報表。這裡是把所有科目合在一起，如果依照科目篩選，便是各科目的明細分類帳。

上述的報表如果要直接樞紐彙總，有些欄位資料仍然欠缺。例如月份、例如以正負表達的分錄金額（借方為正、貸方為負）。簡單的Excel公式可以做出來：「=MONTH(A2)」（得到月份1）、「=MID(B2,3,4)」（得到月份2）、「=G2-H2」（得到金額）。

整理好了原始資料後，上方功能區前往「插入>表格>樞紐分析表」，它會自動依照目前儲存格選取適當範圍，因此直接按「確定」即可。

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接下來進行樞紐分析表欄位配置，將「科目」拉到列標籤、將「月份」拉到欄標籤、將「金額」拉到值。

針對Excel樞紐分析表欄位配置較詳細的介紹，可參考贊贊小屋相關文章。

如圖所示，這是一張依照科目列示的月份別費用彙總表。

將鼠標移到樞紐分析表，會出現欄位清單。將「科目」拉回去上面的清單，或者直接在清單上將「科目」的打勾取消，然後將「部門」勾選，或者是將「部門」拉到列標籤。

好了，依照部門列示的月份別費用彙總表！

這一節有介紹如何帶Excel公式，將日期或流水號轉化為月份。實務上，系統跑出來的報表，大多不會特別有個月份欄位，而會計都是以一個月一個月作為期間劃分，所以雖然轉化月份的公式相當簡單，但卻是非常實用。

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