Excel Power Pivot教學:資料表匯入精靈,預覽及篩選功能

Excel Power Pivot匯入外部資料時,資料表匯入精靈可以預覽及篩選,選擇所需要的資料行,進而設置篩選條件,對於大數據資料處理相當方便,本文具體介紹流程。

一、資料表匯入精靈

Excel Power Pivot在匯入資料時 ,可以直接按下最下方的「完成」,也可以點選右下角的「預覽與篩選」,準備在匯入資料前進行更進一步的設置。

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二、預覽資料列篩選

匯入資料表第一個首要決定的是要匯入哪些資料行,類似於Excel報表中要匯匯入哪些欄位。例如這裡可能是「備註」、「關係人代碼」、「專案代碼」並沒有需要,於是將它取消勾選。

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三、傳票日期篩選

選擇好了資料行之後,接下來是根據某個資料行執行篩選,例如也許傳票明細的重點索引欄位是傳票日期,因此可能會想要依照日期做個預篩選,依序選擇「日期篩選」及「介於」,意思是希望所取得傳票資料介於某個日期區間。

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四、自訂日期篩選

在跳出來的「自訂篩選」視窗,設定條件一是「2020/8/1」的「之後或等於」,並且(「及」)再加上條件二是「2020/8/31」的「之前或等於」,作用等同於2020年度八月份的傳票資料。

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五、文字欄位篩選

傳票日期定好了之後,或許還希望依照部門篩選,例如可能分析對象為採購部、製造部及其他部門,如同截圖所示。

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六、選取資料表預覽

資料行及篩選都設置好了,可以先大致預覽一下,目前狀況已經過濾掉了哪些資料行,並且在所撰擇的資料行中,有哪些設置好了篩選條件。

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七、篩選詳細資料

最後Power Pivot會做一次匯入前的總覽,首先很清楚看到是某個路徑檔案的特定「來源資料表」,已經取好了「易記名稱」,然後還有以文字方式敘述的「篩選詳細資料」,這邊沒有問題按下「完成」。

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八、成功匯入資料

任務成功:「已傳送1,884個資料列」到Power Pivot中,按下「關閉」。

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九、Power Pivot資料表

回到Excel Power Pivot編輯器,在精準取得資料的狀況下,繼續進行資料分析的操作。

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Excel Power Pivot大數據處理

以前的實務都會把Excel當作資料處理及資料儲存兩者合而為一的工具,如今進入Power BI、也就是大數據資料處理的時代,無論是Power Query或者是Power Pivot,微軟已經賦予了Excel可以很方便的取得外部資料,包括從另一個Excel檔案執行匯入。如同這篇文章所述,可以在取得資料時預先進行篩選,這樣在處理真正的巨量大數據資料顯然更加有效率,而且雖然有預覽及篩選,資料連線仍然是存在的,因此有需要也能回過頭去更改篩選條件,整個流程非常直覺而便利,既然目前新版Excel都具備了這樣強大的工具,在實務工作中應當善加利用。

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