Google聯絡人匯出匯入:Excel輕鬆編製CSV聯絡人資料

Google聯絡人如果想要大量新增的話,網頁上直接操作比較麻煩。本文介紹可以先將某標籤群組匯出,利用Excel輕鬆編製CSV聯絡人資料,最後再匯入到Google聯絡人。

一、匯出Google聯絡人

在Google聯絡人先設定一個測試用的標籤群組,名稱就叫做「測試」,它只包含一個聯絡人,聯絡人的名稱是「贊贊小屋」,信箱地址在截圖被遮住了,稍後第三步驟的截圖會看到比較清楚。

選擇好了這個聯絡人之後,在上方工具列的三個點圖標點一下,在快捷選單中選擇「匯出」。

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二、匯出為Google CSV

在「匯出聯絡人」視窗這裡,保留預設一個「已選取的聯絡人」,「匯出為Google CSV」檔案,按右下角的「匯出」。

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三、Excel編輯聯絡人

上個步驟所匯出的CSV檔案可以直接用Excel開啟,開啟後會看到欄位非常多,但其實大部份沒有用到,在此使用Excel群組功能將沒有用到部門折疊起來。反過來而言,也可以得知Google聯絡人比較有關的主要是四個欄位,包括「Name、Given Name、Group Membership、E-mail 1-Value」。將這四個欄位和第一個步驟的測試1資料比對,很容易能瞭解它的作用,因此同樣格式在Excel直接新增兩筆資料:「贊贊小屋2」及「贊贊小屋3」,如同截圖所示。

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四、Excel另存新檔

聯絡人資料在Excel編輯好之後,進入檔案選項,選擇「另存新檔」。

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五、Excel存檔類型

另存新檔較為關鍵的是選擇適當的「存檔類型」,將它下拉會出現很多選項,選擇其中的「CSV UTF-8(逗號分隔)」,這個其實也就是在二個步驟所匯出的Google聯絡人檔案格式,因此選擇這個格式的好處稍後就會看到,它可以將新增的資料匯入到Google聯絡人裡面。

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六、Google聯絡人滙入

準備好了聯絡人檔案之後,回到Google聯絡人網站頁面,在左邊頁籤選擇「匯入」。

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七、選擇匯入檔案

在跳出來的「開啟」視窗選擇第五步驟所存檔的「Google聯絡人」檔案。

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八、匯入聯絡人視窗

在「匯入聯絡人」視窗這裡,可以說幾乎沒有太多選項,不過它提供了一些輔助說明,有需要的話可以點一下點選「瞭解詳情」或者「建立多位聯絡人」,參考Google所提供的相關說明,在此直接按右下角的「匯入」。

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九、成功匯入聯絡人

沿續上個步驟,匯入之後應該會看到第三步驟為了測試而新增的兩個聯絡人,表示已經匯入成功。

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系統匯出匯入的妙用

依照Google聯絡人匯出匯入的原始用意,應該是讓不同Google帳號可以達到遷移或者單純備份的效果。不過在這篇文章利用了相同格式的特性,在匯出之後就可以瞭解到它的資料格式,然後依照相同格式新增資料,在這個中間過程借助Excel工具進行輕鬆而大量的新增聯絡人,像這樣子技巧方法在其他系統相關的功能同樣可以適用,例如贊贊小屋的實務經驗就有過將ERP的成本設置資料由IT部門匯出來,直接在Excel修改再再交IT匯回到ERP系統裡面去,以上經驗供讀者參考。