電子發票教學:上傳空白未使用發票號碼作業

營業人使用電子發票的話,要注意每單月10日前應辦理事項。本文介紹如何在平台查詢當期字軌號碼取號情形,上傳空白未使用發票號碼,確認作業結果。

一、電子發票査詢

上傳未使用的空白發票之前,最好先瞭解當期發票領用情形,前往「電子發票專用字軌號碼取號>電子發票專用字軌號碼取號」這裡,選擇好「發票期別」,「發票類別」保留預設的「全部」,按「査詢」。

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二、當期發票本數

上個步驟查詢後會看到目前在一個期別已經取用的發票本數狀況,例如這裡看到的5本,在「發票期別」的欄位資料中按一下。

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三、發票取號結果

這是當期完整五本發票的「發票字軌名稱」、「發票起號」、「發票迄號」、「已配本數」、「狀態」,表示確實已經跟財政部電子發票整合服務平台領取了這五本電子發票。

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四、新增上傳事項

接下來到「營業人功能選單>每單月10日前應辦理事項>上傳空白未使用發票號碼作業」,同樣選擇好「字軌期別」,下拉選擇「營業人統編」,然後按「新增」。

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五、未使用發票號碼

維護「總機構/分支機構統一編號」、「發票類別」、「發票字軌」、「起始編號」、「終止編號」。如果剛好只有一本發票有未使用情形,這裡維護好了就可以「存檔」。不過配合第三步驟可以看到當期有五本發票,如果有多本發票都有空白號碼,在此維護了第1本之後按下「新增」。

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六、空白號碼確認

先前贊贊小屋相關文章有提到,電子發票平台在每個月10號前都會寄送通知,提醒必須上傳空白未使用發票號碼,其中就有如何下載明細的說明。下載完了是可以用Excel開啟的csv檔案,在如同上個步驟有需要輸入多本空白發票的時候,可以先瞭解當期發票開立情況,然後和明細對一下確認是否有問題。

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七、輸入完畢存檔

多本空白未使用發票號碼都維護好了之後,例如截圖看到的兩本,最後就可以按「存檔」。從頁面上方可以看到在操作上主要分成三個流程:新增、存檔、査詢。

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八、資料新增成功

存檔之後資料會傳送到電子發票平台,完成後在瀏覽器會跳出顯示「新增成功」的視窗,按下「確定」。

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九、査詢上傳資訊

最後可以到第四個步驟同樣操作介面,選擇「査詢」,便能看到剛才所新增的空白未使用號碼列表,等於是再確認一次。

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電子發票平台的好處

如同本篇文章最後第九個步驟所示,真有需要可以删除上傳資料再重新作業,不過由於所有發票都是透過平台作業,連空白未使用發票號碼也是平台下載再確認輸入,所以通常不會有問題,這正是電子化系統的好處,基本上不會出錯,而且在效率是大幅提升,節省了很多寶貴的時間。zanzan.tw © 2022

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