發票字軌是什麼？這篇文章介紹如何在財政部電子發票平台線上作業，從維護Email、申請發票字軌、到配號完成的流程，完全省去跑稅局和手工填寫的麻煩。
一、發票字軌是什麼？
發票字軌可以說是一般的發票號碼，包含特定文字及數字，起到識別碼作用和管理發票的編號。在台灣，發票都由財政部統一管理，因此稱之為統一發票，發票號碼當然也是由財政部統一編碼控管，確保發票的唯一性和合法性。
電子發票開始實行後，直接利用財政部電子發票整合平台集中管理，電子發票號碼稱之為發票字軌，所有店家開立發票必須使用正確字軌，發票字軌每期由財政部直接透過電子信件發送給開票店家，字軌包含特定英文字母、數字或符號，依照編碼區分不同種類的發票或不同的業務類別。店家可以直接於平台開立使用，或者再導入自己的電子商務平台自動開立。
發票字軌的管理是為了防止偽造和不當非法使用，同時有助於稅源監控，避免不肖人士逃漏稅，實現稅捐正義。當消費者或廠商收到一張電子發票，任何一張發票都可以在平台上查詢，通過檢查發票字軌的正確性來確保該發票的合法性。
請參考「電子發票實施作業要點」法令規範：
第三章 營業人使用電子發票之一般規定
七、營業人開立電子發票，應使用電子發票字軌號碼。上開字軌號碼，由營業人依第四點規定完成電子發票系統自行檢測後，於首次使用前，估計每期使用數量繕具申請書向所在地主管稽徵機關申請，經核准後於整合服務平台依需用數量取號。但本法第六條第四款所定營業人至財政部稅務入口網線上申請後，依核准數量配賦。
二、平台實際操作流程
1.營業人基本資料
首先，不像手工到稅局請領發票，電子發票是透過電子信箱傳送迅息，所以先到「系統設定>公司基本資料」這裡輸入電郵資訊。
2.字軌號碼取號
接下來前往「電子發票專用字軌號碼取號」，點選「取號Email維護」。這裡同時也可以看到下方有提示說明：「取號前，請先透過取號Email維護」，原因如同前一步驟所述。
3.新增聯絡人電郵
在這裡可以「查詢/新增/修改」取號Email，首先點選上方的「帶入」，會跳出視窗顯示第一步驟所維護的電郵資訊，將它帶進來，然後按「新增」。
4.取號EMail列表
上個步驟新增後，列表中就可以看到所維護的Email，確認後按「 返回」。
5.發票字軌取號
看一下「發票期別」和「發票類別」沒有問題，按下「取號」。
6.申請統一發票
在「取用」視窗這裡可以看到完整的發票資訊，注意到這裡的「發票類別」預設的是「一般稅額計算」，亦即最常見的5%，下拉之後還會看到有特種稅額計算的選項，它是屬於特殊產業所開立的發票，例如銀行業保險業等。確認後沒有問題按下「提交取號」。
欄位有兩項是「取用本數」及「增加本數」，這是沿用紙本發票的概念，每次都會「印」一本給你，不夠的話，多申請幾本。
7.字軌號碼說明
取號後總共會出現三個提示視窗，可以看到電子發票是每逢雙月18日會再自動配發，除非「停止使用」。當期未使用發票字號，應於次期10日內上傳。這些規定大致上和實體手工發票類似，只是進化為電子方式進行。
8.申請發票完成
完成之後在列表中可看到「配號完成，檢核中」，其實就是系統作業跑過流程，注意到這裡還提到了Microsoft Excel，它意思是發票號碼前面的0會被清除，熟悉Excel的讀者，應該都知道這是因為Excel預設為數值格式，而數字前面不管加多少零都沒有意義，Excel會自動將它去掉。
9.字軌號碼怎麼看
果然過了一陣子，收到電子發票系統寄來的信，通知「財政部電子發票字軌已配號完成」，還會說明配號相關資料，包括期別、字軌名稱、八位數的發票起迄號等，到這裡已全部完成電子發票取號流程，等同於之前到稅局指定地點購買好紙本發票，可以準備開立發票了。
注意到紙本發票未使用須繳回，電子發票雖然沒有繳回問題，但是要在平台申報，也就是電子發票未使用字軌號碼，詳細請參考連結文章。
結語：很方便的電子發票平台
財政部為了推廣電子發票，特地架設了一站式的整合服務平台，剛開始登入這個平台，會發現密密麻麻的功能選項，有點像是早期還沒有上方功能區圖像化的Excel指令介面。不過實際操作之後，發現它跟早期版本的Excel一樣，基本實用功能皆已具備，希望對於想開始E化發票的讀者，這篇文章的分享有所幫助。
參考資源
1.贊贊小屋營業稅文章。
2.贊贊小屋營所稅文章。
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