電子發票申請字軌號碼,從此不再出門買發票

電子發票相當方便,財政部電子發票整合服務平台線上作業,完全省去跑稅局和手工填寫的麻煩,本文介紹從維護Email、申請發票字軌、到配號完成的流程。

一、公司基本資料

首先,不像手工到稅局請領發票,電子發票是透過電子信箱傳送迅息,所以先到「系統設定>公司基本資料」這裡輸入電郵資訊。

二、取號Mail維護

接下來前往「電子發票專用字軌號碼取號」,點選「取號Email維護」。這裡同時也可以看到下方有提示說明:「取號前,請先透過取號Email維護」,原因如同前一步驟所述。

三、新增聯絡人電郵

在這裡可以「查詢/新增/修改」取號Email,首先點選上方的「帶入」,會跳出視窗顯示第一步驟所維護的電郵資訊,將它帶進來,然後按「新增」。

四、取號EMail列表

上個步驟新增後,列表中就可以看到所維護的Email,確認後按「 返回」。

五、發票號碼取號

看一下「發票期別」和「發票類別」沒有問題,按下「取號」。

六、提交取號

在「取用」視窗這裡可以看到完整的發票資訊,注意到這裡的「發票類別」預設的是「一般稅額計算」,亦即最常見的5%,下拉之後還會看到有特種稅額計算的選項,它是屬於特殊產業所開立的發票,例如銀行業保險業等。確認後沒有問題按下「提交取號」。

欄位有兩項是「取用本數」及「增加本數」,這是沿用紙本發票的概念,每次都會「印」一本給你,不夠的話,多申請幾本。

七、提示說明

取號後總共會出現三個提示視窗,可以看到電子發票是每逢雙月18日會再自動配發,除非「停止使用」。當期未使用發票字號,應於次期10日內上傳。這些規定大致上和實體手工發票類似,只是進化為電子方式進行。

八、配號完成

完成之後在列表中可看到「配號完成,檢核中」,其實就是系統作業跑過流程,注意到這裡還提到了Microsoft Excel,它意思是發票號碼前面的0會被清除,熟悉Excel的讀者,應該都知道這是因為Excel預設為數值格式,而數字前面不管加多少零都沒有意義,Excel會自動將它去掉。

九、配號結果通知

果然過了一陣子,收到電子發票系統寄來的信,通知「財政部電子發票字軌已配號完成」,還會說明配號相關資料,包括期別、字軌名稱、八位數的發票起迄號等,到這裡已全部完成電子發票取號流程,等同於之前到稅局指定地點購買好紙本發票,可以準備開立發票了。

電子發票平台與Excel

財政部為了推廣電子發票,特地架設了一站式的整合服務平台,剛開始登入這個平台,會發現密密麻麻的功能選項,有點像是早期還沒有上方功能區圖像化的Excel指令介面。不過實際操作之後,發現它跟早期版本的Excel一樣,基本實用功能皆已具備,希望對於想開始E化發票的讀者,這篇文章的分享有所幫助。

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