Excel文字控制:自動換行、縮小字型與合併儲存格

Excel設計表單時常常會用到不同的儲存格文字控制,在此以課綱列表為例,介紹合併儲存格、資料編輯列換行、自動換行、縮小字型以符合欄寬等用法情境。

一、Excel表單資料

如同截圖所示的Excel資料,同個項目中有多筆資料,通常像這樣子的表單會希望在項目分類的部分合併,如此較為美觀整齊。

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二、執行儲存格格式

前往上方功能區「常用」索引標籤中的「儲存格」工具箱,將「格式」下拉選擇最下方的「儲存格格式」,其快速鍵為「Ctrl+1」。由於儲存格格式是很基本且常用的操作,建議可將此快速鍵記起來,非常好用。

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三、表單合併儲存格

以「指令篇」為例,先選取B3到B7的儲存格範圍,按「Ctrl+1」叫出「設定儲存格格式」的視窗,移到「對齊方式」頁籤,將中間「文字控制」的「合併儲存格」勾選。

從截圖中可以看到,文字「指令篇1」其實只有在「B3」儲存格,但因為B3到B7儲存格已經合併,因此在表單上會是一個大格子的狀態。另外,「單元」與「任務」也是合併的狀態,而上方A1儲存格的「Excel職場應用大全集…」也是用同樣操作方式予以合併,通常報表標題都會如此處理。

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四、資料編輯列拉大

「上課內容」欄位內有多筆資料,通常像這種情形不會合併儲存格,可是因為前面的「單元」、「課程」、「任務」欄都已經合併,如果「上課內容」資料要進行增減的話不太方便。這個時候可以將滑鼠游標移到資料編輯列下方邊框的地方,按住滑鼠向下拖曳,如此會將「資料編輯列」的編輯區域拉大,便於後續操作。

關於合併儲存格不便於資料增減的情況,可以參考這篇文章下方所附的YouTube影片。

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五、輸入換行文字

如圖所示D3儲存格有多筆資料隔行顯示。實際操作是輸入一筆資料之後,例如已經輸入「儲存格格式」,快速組合鍵Alt+Enter鍵便會換行,接著再輸入下一筆資料:「複製與格式」,如此就可以完成本步驟的五行資料隔行輸入。

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六、儲存格自動換行

針對已經手工換行的儲存格,例如:「D3」儲存格,按Ctrl+1跳出「設定儲存格格式」的視窗,可以看到「自動換行」會是勾選的狀態。

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七、自動縮小字型

延續上個步驟,如果將「自動換行」取消勾選,改為勾選「縮小字型以適合欄寬」,此時即使在「D3」儲存格是有手動換行,但是儲存格仍然會呈現為在同一行,並且文字會因儲存格寬度限制而自動縮小,如此操作後會更加瞭解所謂的文字控制。

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八、文字控制用法

瞭解了「自動換行」以及「縮小字型以適合欄寬」之後,以此表單為例,實務上通常標題合併儲存格之後會設定為「縮小字型以適合欄寬」,如此標題」會自動調整文字大小,而且不會換行,而在分類項目合併之後,例如「單元」、「課程」、「任務」這些通常會設定為「自動換行」,如此文字就不會隨著欄寛而改變大小,超過欄寛換行即可,如此是比較整齊美觀的做法。

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常用基本的文字控制

這篇文章所介紹到的Excel文字控制大概只要操作過一遍便能瞭解用法,操作上相當簡單直覺,不過由於幾乎每一個Excel報表都有設定儲存格格式的需求,因此在工作實務上務必要熟悉這項基本操作。進一步而言,如果像合併儲存格這樣常常會用到的操作,蠻適合將它錄製成巨集快速執行,可以顯著的提升效率,有興趣可以參考贊贊小屋相關文章。

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