Excel資料驗證是很實用的一項工具，本文以編製部門費用年度預算為例，介紹如何設計直覺操作的下拉選單，以儲存格範圍為清單來源，最後補充提示訊息。

年底，又到了編列預算的時候了。這是財會部門的大事，它麻煩的地方有三個。其一，首先要各部門編列自己預算，需要動員全公司；再者，財會得整合各部門所編列預算，編製成可以呈上審閱的格式，損益表是必不可少，通常還會有現金流量表和資產負債表；最後，預算所涉及到的東西多、部門全、計算雜，但一年只做一次，這對於習慣抄前期底稿的財會人員來說，就算前期底稿安在，人也還健在，於空白了一年之後再去看，還是要花點時間，才能夠再進入狀況。

既然財會最終要整合各部門預算，最好在表單格式和如何填寫事先說清楚講明白，不然最後整合時，絶對會痛到自己。三令五申不保證百分百有用，可能最後各部門交上來仍然是亂七八糟的東西。所以最好是在一開始藉助Excel的力量，把規則寫死在裡面，就只能這麽填，不然Excel不讓你過，跟系統防呆機制一樣，這樣子是最高枕無憂的。在此介紹如何利用驗證功能，幫助各部門填寫正確的部門名稱和部門編碼，具體如下：

一、很重要的部門費用預算表

簡單的部門費用預算表。先選取「部門名稱」範圍，於上方功能區移到「資料」頁籤，在「資料工具」中選擇「資料驗證」指令。

二、資料驗證這麼簡單

在「資料驗證」對話方塊中，「設定」頁籤將「資料驗證準則」下拉選擇「儲存格內允許」「清單」，按「確定」。

三、最關鍵的資料驗證來源

接下來於「來源」直接輸入「管理部,財務部,業務部」，然後「確認」。輸入欄位右邊的小圖示代表亦可選取儲存格參照，這個留待日後有機會再作說明。

四、就是要這個下拉選單

回到原來的工作表，在設定好「資料驗證」的儲存格會出現下拉選單，有三個選項可供選擇，正好是剛才手動輸入的三個部門。

五、希望各部門這樣做

理想狀態是希望各部門一個一個選擇，或者就選擇過的選項操作複製貼上，確保部門有效。

六、一定用得上的提示訊息

補充介紹在「資料驗證」對話方塊有一個「提示訊息」頁籤，在這裡可以作相關設定，如圖所示應該蠻容易理解的。

七、Excel貼心小提醒

結果是會像Excel的「錯誤提示」般，旁邊有個提示小方塊，貼心提醒。

每年底財務部主演的一齣好戲

好的開始是成功的一半！年度預算是件大工程，前期沒有規劃好，到後期會是加班和暴躁的開始。稍一不留神有個漏洞，前端交卷十之八九會有問題，可能是部門代碼是舊的，可能是部門名稱為簡寫。打算退件，人家說你沒講清楚，扯來扯去耗費心神，通常到了各部門總算交稿的時間點，行程已經非常趕了，於是歎了一口氣會想說乾脆自己來，痛苦的還是自己。

人總有個前車之鑒，今年痛過一次，如果能夠抽出時間把底稿完善好，建立像部門驗證這樣的控管機制，加到Excel檔案裡面，那麼至少在明年的一年之後，拿今年的前期底稿來用，還是能輕鬆許多。

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