Excel有很多核對報表金額是否有誤的技巧，本文以銀行存款餘額表、試算表、資產負債表、存貨佔比彙總表為例，介紹訊息列、Sum、Vlookup、Sumif函數等檢查方式。

會計人天天跟數字打交道，常常同一個東西，會以各種不同的報表呈現，雖然工作很繁瑣，但這不是出差錯的正當理由。為了不讓人質疑帳務品質，經辦人員有必要自主檢查，會計主管更是要負起最終審核的責任。檢查的第一步很簡單，報表A和報表B核對金額是否一致，這方面可以有效地利用Excel，以下分享：

一、科目餘額表範例

有人民幣小計、美金小計、還有全部銀行帳戶的合計。以此圖為例，只要把滑鼠選取所有美金本幣的範圍，可以看到右下角有個加總「36,000」，這是Excel最直接的自動加總功能，方便很直覺地和報表的小計做比較，一看就知道沒問題。

二、滑鼠右鍵訊息列

大部分電腦程式都支持右鍵快速鍵，上一步驟的訊息列也是，滑鼠點擊右鍵，可以看到有很多選項，目前是「平均值」、「項目個數」、「加總」，已經很符合會計人平常作業需求，如果有必要，也可以更改選項。

三、餘額表小計核對

我的Excel檢查原則，很傻瓜但是很實在，順著報表計算式的結構，依樣畫葫蘆看是否一致。例如這裡的銀行存款餘額表，既然資料內容是小計小計再合計，那就設個公式：「=SUM(D2:D4)+SUM(D7:D9)-D5-D10」同樣小計小計再合計，然後再減掉報表裡的合計數，如果為零，表示一致，不為零，表示不一致。在「D12」欄設好公式之後，按組合鍵「Ctrl＋C」複製，然後在「E12」按組合鍵「Ctrl＋V」貼上，便可以輕鬆複製檢查公式。

四、Vlookup總和驗算

編製財務報表有一道必要的檢查程序：核對科目餘額表和總帳試算表是否一致。以銀行存款餘額表為例，在Excel操作上，可以先將帳戶餘額以函數引用到試算表：「=VLOOKUP(B2,餘額表!$A$1:$D$11,4,0)」，然後一樣，再設個兩邊相減的公式：「=C2-E2」，不為零的表示有誤。

五、試算表及科餘表

除了一一比對，想要更加一目瞭然地呈現，還可以寫的更詳細，如圖，將試算表和餘額表的加總金額都帶出來，列示是否總額有差異。

六、科餘Sum總和比對

為了簡單起見，僅截取銀行存款作為範例。月份部份，可以設定檢查公式：「=SUM(B2:B7)-B8」，科目部份，可以設個公式：「=SUM(B2:D2)-E2」，另外，還可以一次設個大範圍的檢查公式：「=SUM(B2:D7)-E8」。橫著直著設檢查公式的好處，是可以將滑鼠移到儲存格右下角，游標從白十字變成黑十字時，直接往右或往下拉公式很方便。

七、Sumif函數用法

公式必須順應報表的結構而變化，例如像這個表，一行「庫存」一行「佔比」，沒辦法直接用SUM函數加總範圍，公式只能一個一個設：「=C2+C4+C6-C8」。如果只有三項存貨那還好，如果有十幾項以上呢？一個一個設公式不但容易眼花，而且容易出錯。這種情況必轉拐個彎：「=SUMIF($B$2:$B$7,”庫存”, C2: C7)-C8」，這個函數公式的意思是：只要「B2:B7」之間，內容是「庫存」的儲存格，就加總同一列在「C2:C7」的數字。除此之外，在增減數和比例的檢查方面，可以設個公式：「=(C2-D2-E2)+(E2/D2-F2)」，像這種事情，多一份檢查，多一份安心。不然一不小心，在會議上作簡報被揪到有誤，即使是小錯誤，也有可能被放大鏡拿出來說嘴的。

八、Excel會計專用格式

最後，同場加映我一個常用小招式。上一個步驟下面的黃色區塊，有的零是「0」，有的零是「－」，這純粹是格式設定。在顯示為零表示一致的情況，我會按組合快速鍵「Ctrl+1」，於「儲存格格式」的「數值」頁籤，選擇「會計專用」類別，將「符號」設為「無」，如此在範例上可以看顯示為「－」，不但美觀，而且很符合會計的專業語言。

從計算機到Excel報表

關於會計金額檢查，依照文件不同、情況不同、目的不同，各有不同的檢查方式。記得一開始進事務所，大家都習慣把電子檔案列印出來，查帳員都是對著紙本文件上的數字，噠噠噠像鋼琴快彈般地按CASIO計算機，後來我當了組長，會請組員把檔案傳給我，直接在Excel上圈選範圍確定加總，不過事務所理級在檢閱時，仍然是按計算機在紙本上作覆核記號，這是因為電子檔案有可能被修改，但紙本底稿上的記號沒法更改，會被當作最後Final的數字。

過了幾年，事務所逐漸電子化底稿，不再列印紙本，到了我在業界工作，有電子Excel檔就不再拿計算機了，但是也有種情況，其他部門拿來的請款或簽呈文件，本身就是紙本，沒有電子檔案，本來我會拿出有點積灰的計算機，久了，我乾脆用電腦Excel或是手機核算，徹底讓CASIO計算機成為歷史。然後，隨著層級越來越高，驗證數字公式已經不是我該做的事了、做了是不合組織效率，數字的正確性是經辦要處理的，數字的合理性與否，則是靠主管的經驗累積和火眼金睛了。無論如何，不管是經辦還是主管，對於很關鍵的數字，如果能設計Excel幫忙確認，總是比較聰明的作法。

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