Excel建立樞紐分析表:欄位版面配置與加總計數

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Excel樞紐分析表可以快速彙總並分析資料。本文以會計實務中的應付帳款明細表為例,介紹建立分析報表的流程,包括欄位清單版面配置、加總方式設定等。

會計人在工作上處理的資料,常常有上千上百筆,而且通常每一筆有很多的交易紀錄(欄位),很多時候必須從這些資料中,針對某些特定欄位作彙總,例如從傳票分錄彙總出各科目金額、從應收帳款彙總出各客戶收入、從應付帳款彙總出廠商進貨,諸此種種,因為資料量太大,勢必得藉助電腦軟體,在這方便做得最出色的,便是微軟Excel的樞紐分析表。在此以應付帳款為例,介紹如何建立基本的樞紐分析表:

一、應付帳款明細帳

報表有很多欄位內容,這些欄位是一筆一筆單據所輸入的資料,ERP系統最方便的地方在於,可以跑出這些資料的明細報表。

二、插入樞紐分析表

上方功能區:「插入>表格>樞紐分析表」。

三、資料來源

「建立樞紐分析表」視窗。在這裡可更改選取範圍,也可以在這裡選擇放置位置。仔細看,有個選項是「使用外部資料來源」,通常是引用資料庫檔案,這個需要懂點基礎的資料庫程式,除了非常大規模的集團,資料量很大,不然一般是不需要的。

四、欄位清單

「樞紐分析表欄位清單」。把資料各欄位拉到「列標籤」、「欄標籤」、「值」,看圖學樣自己拉過一遍,看看跑出來的報表長怎樣,很快能理解欄位清單的作用。

五、預設樞紐分析表

不作任何處理,預設模版所跑出來的樞紐,長成這樣,一句話,不是很好看。

六、版面配置

先改版面,將鼠標移動樞紐分析表上,會發現Excel上方功能區會多出一塊,依次點選:「樞紐分析表工具」、「設計」、「報表版面配置」、「以列表方式顯示」(預設是「以壓縮模式顯示」)。

七、格式確認

改完之後馬上查看,馬上領悟其中奧妙。

八、取消小計

那個開票日期每個都合計,實在沒有必要,將滑鼠移到開票日期欄位上,右鍵,將「小計開票日期」點掉。

九、無小計報表

乾淨清爽許多!

十、值欄位設定

那個「計數-付款金額」,表示是共有幾筆資料,顯然並非這裡所需,我們要的是資料加總數字,變更方法一樣,將滑鼠移到欄位資料上,右鍵,點擊「值欄位設定」。

十一、加總與項目個數

「值欄位設定」視窗,選項有「加總」、「項目個數」、「平均值」等,會計人用到最多的,還是「加總」。有時候跟前端追踪異常單據的場合,會使用「項目個數」統計,至於其它選項,實用性不高。

十二、摘要資料方式

Excel針對常用程式,除了正式功能區以外,通常會貼心擺在快捷便利的地方,例如「值欄位設定」的步驟,只要在欄位地方滑鼠右鍵,出現一列「摘要資料方式」便是了。

十三、完成分析報表

最終整理好的報表。

會計人的左右手:VLOOKUP與樞紐分析表

在會計人的Excel世界裡,vlookup函數跟樞紐分析表是萬能的左右手,查找資料用vlookup,彙總資料跑樞紐,所以有必要多作說明。上一章分成幾個小節,介紹完了vlookup基本用法,這一章同樣會利用幾個小節幾個範例,介紹樞紐分析表的基本用法。

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