Excel設置儲存格格式,操作過程錄製巨集快速執行

Excel錄製巨集功能強大,就算完全不瞭解VBA程式,也能透過將操作過程錄製巨集的方式,輕鬆執行實現自動化。本文以基本的儲存格格式設定為例具體介紹。

Excel用久了,每個人有自己偏好的文字數值格式,每次編製報表,每次忍不住手癢修改成一個賞心悅目。有時候這樣一直修修改改也是挺煩,特別當這個是老闆或公司指定的格式,不得不為之,那就更煩了。在此分享簡單小秘訣,有效減緩煩人程度:

一、不是很好看的報表

如圖所示,拿到的報表不堪入目。

銷貨毛利明細表

二、儲存格格式調整

首先第一步:取到整數(「小數位數」轉到0)、撇千分位、負數以括號紅字表達。想省事可以快捷組合鍵「Ctrl+1」,呼喚出「儲存格格式」視窗,能省一步是一步。

儲存格格式修改數值格式

三、改過有誠意的報表

一改之後果然看起來不一樣。

修改數值格式後報表

四、字型也是非常關鍵

有些老闆基於報告列印美觀,欽定使用某某某字體,這個是在「儲存格格式」視窗裡的「字型」頁籤中設定。

儲存格格式修改字型

五、第三版報表長這樣

不得不承認,的確比較好看,既然老闆這麼覺得,我就是這麼認定(這個很重要!)。另外,在「儲存格格式」視窗裡的「對齊方式」也可以試看看。

修改字型後報表

六、格式化條件也用上

有些稍嫌變態的老闆不喜歡看到零,沒關係,上有政策下有對策:「設定格式化條件」。

設定格式化的條件

七、零的話這樣顯示

所選取範圍如果有零值,顯示為自訂格式。

格式化設定條件

八、變成看不到的白字

將字體色彩設定為白色背景色。

字體色彩設定為白色

九、果然看不到那白字

如圖所示,選取範圍可看到零值變成白色的,取消所選範圍,果真看不到零了,修改格式後的報表,你說有沒有賞心悅目到。

白色字體效果等於隱藏

十、也只能錄製巨集了

為了有效減緩煩人程度,「錄製巨集」。

錄製巨集

十一、老闆喜歡的格式

為這個巨集取個名稱,設置快速鍵,並且加點描述吧:負數括號、Times New Roman字體、零隱藏。其中設置快速鍵要特別說明,將滑鼠點到空格內,按住「Shift」同時再按下「Z」,成功設好快速鍵,當然每個人可依自己喜好設置,不要跟現有快速鍵(例如Ctrl+V)重覆到就好了。

設定巨集的名稱描述

十二、停止巨集錄音

想要自動化的步驟結束之後,記得要「停止錄製」。

停止錄製巨集

十三、自動化這麼簡單

如果有心「檢視巨集」,可發現巨集就是把剛才操作的步驟錄製成VBA語言。厲害的高手可以直接編寫VBA程式,不過,一般會計可以為了省事錄製巨集,但不至於為了省事學VBA吧。只要記住,巨集錄製好了,隨時隨地選取範圍,按住所設定的快速鍵(Ctrl+Shift+Z),Excel就會自動播放(操作)我們所錄製的步驟。這一招非常簡單,但是妙用無窮呢!

檢視巨集

Office家族的錄製巨集功能

如同本篇文章所示,Excel巨集具有強大功能,而且是連接VBA和Excel很好用的橋樑。贊贊小屋在熟悉Excel之後,偶爾使用Word,發現Word也有錄製巨集功能。現在頻繁講課,常常用到Power Point,本來想要簡單錄製個巨集,卻發現PPT沒有,實在是蠻可惜的。PTT是有外掛VBA,但是欠缺了錄製巨集,很難瞭解要如何設計VBA程式,從這個角度可以反過來體會到Excel有多方便。

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